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          哈爾濱君正會計檔案分類

          2021-02-15
          哈爾濱君正會計檔案分類

          一、凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料(包括黨、政、工、團、以及人事、保衛、專業、財會等工作中形成的文件材料),均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔,并定期向本機關檔案室移交。二、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員,統一進行歸檔文件整理。三、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位后,三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員,統一進行歸檔文件整理。四、各業務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則,由本科室進行整理、立卷、歸檔。五、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案,并辦理移交手續。六、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿后,在三月末之前移交本機關檔案室,并辦理移交手續 。

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          四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用六、文件資料檔案的保管、查閱1、所有檔案必須入框上架,科學排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生,認真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經常核對文件檔案資料,發現問題及時處理、報告并做好相關記錄,確保文件檔案資料的完整與安全七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司分管領導批準,外單位人員要查閱、復印公司檔案,必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借不論是誰查閱、復印檔案,公司檔案管理員都必須如實進行登記,注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容八、對于公司機密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨設鎖,無關人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。

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          當今時代是信息化時代,而信息的數字化也越來越為研究人員所重視.早在40年代,仙農證明了采樣定理,即在一定條件下,用離散的序列可以完全代表一個連續函數.就實質而言,君正會計檔案采樣定理為數字化技術奠定了重要基礎.數字化技術的重要性至少可以體現在以下幾個方面:數字化是數字計算機的基礎:若沒有數字化技術,就沒有當今的計算機,因為數字計算機的一切運算和功能都是用數字來完成的.數字化是多媒體技術的基礎:數字、文字、圖象、語音,包括虛擬現實,及可視世界的各種信息等,實際上通過采樣定理都可以用0和1來表示,這樣數字化以后的0和1就是各種信息***基本、***簡單的表示.因此計算機不僅可以計算,還可以發出聲音、打電話、發傳真、放錄象、看電影,這就是因為0和1可以表示這種多媒體的形象.用0和1還可以產生虛擬的房子,因此用數字媒體就可以代表各種媒體,就可以描述千差萬別的現實世界.會計檔案分類數字化是軟件技術的基礎,是智能技術的基礎:軟件中的系統軟件、工具軟件、應用軟件等,信號處理技術中的數字濾波、編碼、加密、解壓縮等等都是基于數字化實現的.例如圖象的數據量很大,數字化后可以將數據壓縮至10到幾百倍;圖象受到干擾變得模糊,可以用濾波技術使得變得清晰.這些都是經過數字化處理后所得到得結果.

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          為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護文件檔案的完整和安全,特制定本制度。 一、公司設立文件檔案管理專員,切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質量,使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求,并逐步實現電子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

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