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              試論加強電子檔案的管理,做好電子檔案的利用

              2019-07-16

              當前,在日常工作中,電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象,對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強和做好電子檔案管理的目的,就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手,分析了電子檔案的主要利用途徑,指出了做好電子檔案管理的若干措施。 



              電子檔案,是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前,在日常工作中,電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象,對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展,檔案管理的電子化程度雖然已有所提高,但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同,其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的,就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手,分析了電子檔案的主要利用途徑,指出了做好電子檔案管理的若干措施。 



              一、電子檔案使用的主要途徑 

              君正檔案用品


              電子檔案具有快捷、方便的特點,與傳統的紙質檔案相比,其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而,電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上,而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前,關于電子檔案的利用,其途徑主要有三種:提供拷貝、通信傳輸和直接利用。 


               

              1、提供拷貝??截愂请娮訖n案使用的一個途徑,目的是向使用者提供檔案的原始狀態,確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門,當向利用者提供載體拷貝時,應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式,由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時,也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

                


              2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題,而且可以節省時間和財力,是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸,即用網絡傳輸電子檔案,在不同的館際之間,可以實現檔案資源互相交流,以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料,可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。 


               

              3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦,在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持,也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性,取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。 



              二、加強電子檔案管理的重要意義  



              電子檔案對于大部分的單位和部門來說,還是一個新鮮事物,加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者,做好電子檔案的管理,從理念上說,要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面,我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。  



              1、加強電子檔案管理,有利于節省人力物力  


              在傳統檔案管理中,由于檔案工作的特殊性,特別是一些易破碎的檔案資料,一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管,而且還不可避免地存在損壞的風險。然而,計算機及其網絡的出現,不但為歸檔提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途徑,免除了立卷歸檔、檢索查找的困難,減輕了工作人員的勞動強度,提高了歸檔質量和檢索速度,有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后,就可把按“卷”立卷歸檔,改為按“件”整理歸檔,大大提高了檔案管理的工作效率。


                

              2、加強電子檔案管理,有利于提高服務質量  

              檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務,加強電子檔案管理,資源信息實現電子化,有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化,大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中,通過互聯網進行傳播,這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理,為讀者提高高質量的服務,要求我們必須拓寬知識面,努力學習新技術,增長技能,提高駕馭現代化技術的能力,使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。 



              3、加強電子檔案管理,有利于滿足多樣化需求  

              隨著社會的進步,越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求,他們不但要看原始的文字資料,更要看原始的圖像、視頻等資料,而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性,逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性,與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系,隨著社會發展和科學技術的進步,檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化,表現出一定的動態性,加強電子檔案的管理,有利于滿足這一多樣化需求。 


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