檔案的借閱與復印

 1、編制借閱表，當借出和還回時都必須填寫，并經使用人和保管人雙方共同簽名檔案管理公司。

 2、查閱各類檔案應在公司內進行，查閱應不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的，需填寫借出申請并經部門負責人或副總經理批準。

 3、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經公司總經理簽字批準，方可查閱或復制。

 五、檔案的保密管理

 1、檔案專管員和公司工作人員均應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。

 2、凡是調用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接查找。

 3、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。

 4、股東會、董事會會議文件僅供股東和董事會會議組成人員查閱。其他人員須查閱的，須經總經理同意。

 5、各部門員工只可查閱與本部門相關的資料，確實需查閱其他資料的須副總經理同意。