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              檔案整理歸檔過程中的整理技巧

              2019-09-28

              (一)文件裝訂順序

              歸檔文件材料修整完畢,需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂,固定文件頁次,防止文件張頁丟失,便于歸檔后保管和利用的作用。

              裝訂前首先應將原有的訂書釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉(原文件已使用不銹鋼釘的保持原裝訂不動)。

              其次必須對它們進行排序。遼陽檔案管理順序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;復文在前,來文在后。漢文本在前,少數民族文字文本在后。不同文字的文本,無特殊規定的,中文本在前,外文本在后。有文件處理單的,一般放在Z后;但如果已粘貼牢固的可放在Z前面,這樣可以作為首頁加蓋歸檔章,從而更好地保護正本的原始面貌。

              再次應將“件”內的各頁按一定方式對齊,便于將來翻閱利用。一般來說,采用左上角裝訂的,應將左、上側對齊;采用左側裝訂的,應將左、下側對齊。(建議管理文件類采用左側裝訂,污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜)

              裝訂以“件”為單位進行,對裝訂材料做統一規定,一般采用不銹鋼訂書釘裝訂,如文件太厚,則建議采用三孔一線。

              裝訂要求:裝訂用品必須是對歸檔文件無害,不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌。

              • 檔案裝具

              (二)

              歸檔文件“件”的區分與修整

              首先是以我為本(以發文單位為主)。凡是本單位所產生的發文(紅頭文)必須歸檔,其它單位(包括上級、同級和下級機關)的來文,需要辦理的文件(辦件)必須歸檔,重要的文件材料應該歸檔,閱知類的文件可以不歸檔。

              文件以“件”為單位進行整理歸檔。一般以每份文件為一件,

              1.文件正本與定稿為一件(重要文件如法律法規等須保留歷次修改稿的,其正本與歷次稿包括定稿各為一件)。

              2.正文與附件為一件(附件是指附屬于正文之后的其他文件材料,作為正文的補充說明或參考材料,如附帶的圖表、統計數字,正文批準或發布的法規文件等等。一般來說,正文與附件為一件,如果附件數量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件)。

              3.原件與復制件為一件(對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件),以及使用中出現破損的文件,應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些復制件應與原件作為一件)。

              4.轉發文與被轉發文為一件(轉發文與被轉發文是一份文件的不同部分,前者往往包括貫徹意見及執行要求,后者則是具體內容,它們在發揮文件效力方面難以分割,因此也應作為一件)。

              5.報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(報表、名冊、圖冊等一般每冊(本)內容都相對完整,具有獨立的檢索價值,因此應按照其本來的裝訂方式,一冊(本)作為一件)。

              6.來文與復文各為一件(這是比較特殊的一種規定?!皝砦呐c復文”是對聯系密切的來往性質的文件材料的概括性表述,也包括“去文與復文”,從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等等)。

              7.請示與批復各為一件。

              8.報告與批示各為一件。

              遼陽檔案管理正文與文件處理單(文件在運轉過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發文稿頭紙,有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程,是歸檔文件不可分割的重要組成部分,應與文件作為一件)。

              “為一件”是指在實體上裝訂在一起,編目時也只體現為一條條目。

              歸檔文件的整理工作,必須遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系。排列方法強調按事由排列。

              歸檔文件按照不同年度、不同機構(問題)、不同保管期限等形成中的客觀規律進行相對集中,維護不同文件間的有機聯系。排列文件時,強調了“事由原則”,將同一事由形成的文件排列在一起,使文件間的有機聯系得以充分體現。

              在裝訂之前,將全部文件梳理一遍,按照以上整理原則,將屬于一件的材料放在一起,以便于裝訂,防止返工。

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